Oggi vogliamo parlarvi della gestione del tempo o time management, un’attività che in un mondo sempre più interconnesso e in cui le informazioni viaggiano ad una velocità inimmaginabile fino a poco tempo fa sta diventando incredibilmente importante e in breve sarà imprescindibile.
Il time management comprende, tra le altre cose, la pianificazione delle attività, l’allocazione delle risorse, la definizione degli obiettivi, l’analisi delle tempistiche, il monitoraggio delle attività, la definizione delle priorità e molto altro ancora.
La gestione del tempo gioca un ruolo fondamentale nella vita di ognuno di noi e in particolare nella nostra vita lavorativa. In un mondo in cui la produttività ricopre un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda il time management diventa indispensabile.
Sono stati molti gli studiosi che hanno affrontato il tema del time management.
S. R. Covey
Lo studioso S. R. Covey ha proposto una possibile classificazione dei metodi utilizzati per la gestione del tempo:
- prima generazione: composta da tutti quegli avvisi acustici come sveglie e timer che possono avvisare una persona quando un compito deve essere svolto;
- seconda generazione: relativa alla progettazione tramite appunti scritti (agende, post-it, calendari) e comprendente la definizione degli obiettivi;
- terza generazione: pianificazione su base giornaliera che chiarisca valori e priorità;
- quarta generazione: visione proattiva tramite l’utilizzo degli strumenti indicati nei punti precedenti.
Julie Morgenstern
Per le attività individuali, ma anche e soprattutto per quelle lavorative, è importante iniziare dalla definizione di un “piano d’azione” ovvero un elenco di attività semplici. Una volta definite le attività il passo successivo è la definizione delle priorità. Julie Morgenstern propone alcuni semplici punti per riuscire a definire il proprio piano:
- selezionare ciò che è importante;
- prevedere dei momenti in cui controllare il proprio piano;
- imparare a dire “no”;
- definire le priorità;
- impegnarsi a fondo;
- non pensare che le attività critiche possano essere svolte durante il tempo libero.
Per quanto riguarda la definizione delle priorità esistono diversi metodi:
Tecnica ABC
Tecnica in cui la classificazione delle attività avviene in tre grandi gruppi:
- A: compiti importanti e urgenti
- B: compiti importanti ma non urgenti
- C: compiti non importanti e non urgenti
Ogni gruppo può essere quindi ordinato ulteriormente arrivando a definire una lista di attività completa.
Analisi paretiana
Basata sull’ipotesi che l’80% delle attività da completare possono essere svolte nel 20% del tempo che si ha a disposizione. Le attività vengono quindi suddivise in due gruppi: 80/20 e 20/80. Se l’obiettivo fondamentale della gestione del tempo è la produttività allora la definizione delle priorità prevederà che la precedenza venga data al 20% delle attività da svolgere nell’80% del tempo.
Metodo Eisenhower
Questo particolare metodo definisce un altro sistema di suddivisione delle attività definendo 4 categorie principali:
- importante ed urgente
- importante ma non urgente
- non importante ma urgente
- non importante e non urgente
Il metodo è chiamato con il nome dell’ex-generale ed ex-presidente degli Stati Uniti D. D. Eisenhower a cui è stata attribuita la frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Ad ogni modo ognuno ha i propri metodi per organizzare la propria vita e la propria attività lavorativa. Voi come migliorate la vostra produttività? Quali strumenti utilizzate?