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Come si realizza una buona presentazione?

Presentazione

Una delle mansioni che chi lavora in ufficio si trova sempre più spesso a dover svolgere è la creazione di presentazioni. Non è però semplice realizzare una presentazione che permetta di raggiungere l’obiettivo prefissato.

Innanzitutto bisogna distinguere tra le diverse tipologie di presentazione: c’è infatti notevole differenza tra una presentazione per presentare i risultati di un progetto al proprio responsabile oppure all’assemblea degli investitori.

I punti evidenziati possono essere sostanzialmente diversi ed il metodo di esposizione può variare notevolmente in funzione del pubblico che ci si trova di fronte.

Ci sono tuttavia alcune regole basilari che possono essere applicate a qualunque tipologia di presentazione. Questo è vero perché, nonostante il diverso pubblico a cui ci si rivolge, nonostante i contenuti che si vogliono presentare, l’obiettivo è uno e uno solo: catturare l’attenzione della platea.

Bisogna poi sempre tenere in considerazione che il tempo a disposizione è solitamente poco e si ha un’unica occasione. Il margine di errore è pochissimo e non si può correre il rischio di annoiare il proprio pubblico.

Ovviamente per chi si occupa di marketing il perfezionamento delle tecniche di presentazione è fondamentale. Una delle tecniche più apprezzate è quella chiamata Pecha Kucha, ideata dagli architetti Astrid Klein e Mark Dytham. Questa tecnica non entra nel dettaglio dell’organizzazione dei contenuti ma si riferisce alla struttura della presentazione.

La base di tutto è il numero delle slide: massimo 20. Subito dopo troviamo il tempo: massimo 40 secondi per ogni slide. In questo modo arriveremo ad un massimo di 6′ 40″.

Quando si deve preparare una presentazione questi tempi possono sembrare davvero troppo risicati tuttavia diversi studi hanno dimostrato che quello è il tempo massimo (in media) per evitare che il pubblico si annoi, si distragga e perda l’interesse in ciò che si sta presentando.

Ovviamente questi sono limiti massimi: nessuna vieta di creare un numero inferiore di slide e di effettuare una presentazione più breve di 6:40. Bisogna essere particolarmente bravi nella sintesi!

Proprio la sintesi è uno dei quattro principi su cui si basano le tecniche di comunicazione efficace e di conseguenza anche il marketing e la vendita:

  • Sintesi: utilizzare più di una slide per macroargomento potrebbe aggiungere solo dettagli poco interessanti per chi ascolta.
  • Immagini: nelle presentazioni è indispensabile concentrarsi sull’approccio visivo. Inserire troppi testi nelle slide fa calare in modo rapido l’attenzione del pubblico. Le immagini al contrario sono esemplificative e riescono a catturare subito lo sguardo.
  • Contatto: nelle presentazioni è importante rivolgersi al proprio pubblico sia esso composto da una persona sola oppure da diversi elementi. In particolare nel caso di proposte commerciali è fondamentale aprire con una slide in cui si visualizzi il nome del cliente.
  • Chiusura: tutte le presentazioni per la discussione delle tesi universitarie si concludono con “Grazie per l’attenzione”. è uno degli errori più gravi! In chiusura è importante visualizzare una grafica che evidenzi e sottolinei i risultati ottenuti oppure, nel caso di proposta commerciale, dei vantaggi che il cliente avrebbe se scegliesse di acquistare.

Tutti possono fare presentazioni ma riuscire a “trasmettere” è un’arte per pochi!

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