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Errori da non commettere in una mail di lavoro

Mail di lavoro

Quando si scrive una mail di lavoro, sono molte le insidie a cui è bene prestare attenzione: gli errori che si possono commettere rischiano di compromettere l’efficacia del messaggio.

A cominciare dall’oggetto, a cui spesso non si presta la dovuta attenzione e che, invece, è fondamentale perché spiega il contenuto della mail. Non solo: chi è in ufficio potrebbe avere a che fare con tantissimi messaggi di posta elettronica, e già dall’oggetto vorrebbe poter capire il grado di priorità di una mail, per stabilire se aprirla subito o leggerla in un secondo momento.

Uno sbaglio da cui è bene stare alla larga è quello di scrivere oggetti troppo lunghi: è vero che sul computer si possono leggere fino a 60 caratteri, ma questi diventano al massimo 30 sullo smartphone. Meglio non essere troppo prolissi, dunque.

In generale, poi, non c’è peggior nemico, nella scrittura frettolosa di una mail: se leggere refusi ed errori è già poco piacevole nei messaggi che ci si scambia tra amici, lo è ancora meno nelle comunicazioni professionali, a maggior ragione se ci si sta rivolgendo a un cliente. Meglio rileggere tutto quello che si scrive, per una comunicazione aziendale ottimale.

Un altro sbaglio che non di rado si commette riguarda i link: c’è chi ne inserisce troppi e chi li mette senza collegamenti ipertestuali, così che, anche se vengono cliccati, non portano da nessuna parte. Se fare copia e incolla dal PC è relativamente facile, più elaborata è la procedura da smartphone. Insomma, chi legge una mail dal telefono e si trova un link nel contenuto ha bisogno di poter cliccare direttamente su quel collegamento.

Ancora, proseguendo nella rassegna degli sbagli da evitare quando si invia una mail, ci si imbatte nella prolissità: scrivere troppo è inutile, mentre è molto meglio essere chiari e concisi. È vero, non ci sono limiti di spazio per i messaggi di posta elettronica, ma è preferibile evitare convenevoli, riempitivi, parafrasi o giri di parole. Tutto quello che non serve deve essere eliminato, bisogna deputare i messaggi dal superfluo per arrivare all’essenziale.

Certo, se si sta parlando con un cliente, con un fornitore o con un superiore, non si può rinunciare a toni cortesi, saluti cordiali e ringraziamenti.

In generale, poi, quando ci si dedica alla spedizione di una mail di lavoro è opportuno applicare tutte le regole della netiquette tradizionale: il che vuol dire, per esempio, evitare di usare il maiuscolo, che – come noto – nel linguaggio della rete equivale a gridare. Il maiuscolo mette a disagio il destinatario e lo indispone, soprattutto se quest’ultimo è consapevole delle norme del bon ton che si dovrebbe adottare su internet. Per la stessa ragione, è consigliabile fare a meno dei punti esclamativi, da confinare ai post su Facebook o ai messaggi su Whatsapp: le comunicazioni professionali si basano sul punto fermo e non devono avere esclamazioni o emozioni.

Infine, è opportuno ricordarsi di non cominciare mai una frase nell’oggetto continuandola nella mail, è di poco gusto.

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