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Come NON comportarsi in una riunione di lavoro

Le riunioni sono sempre eventi delicati per chi lavora in ufficio: perché spesso sono fonte di lavoro supplementare, ma soprattutto perché nella maggior parte dei casi presuppongono un contatto diretto con i superiori o con i clienti (se non addirittura con entrambe le parti).

Ecco, quindi, che è necessario sapere come comportarsi, ma soprattutto come non comportarsi: in altre parole, conoscere quali sono gli atteggiamenti da evitare e le azioni che devono essere assolutamente messe al bando.

  • Ovviamente, non c’è peggiore inizio di riunione di quello di chi arriva in ritardo: a prescindere dai motivi che possono averlo causato, si tratta di una mancanza di rispetto nei confronti degli altri partecipanti, ma soprattutto del sintomo di una scarsa capacità di organizzarsi e di gestire al meglio i propri appuntamenti. E ciò vale anche se si arriva in ritardo perché la propria auto è stata incendiata da dei vandali: chi lavora in un ufficio deve sempre saper far fronte a tutti gli imprevisti.
  • Chiaramente, in una riunione di lavoro quello che conta è lo spirito di gruppo: per fare sì che il team building si riveli di successo e che l’impegno sia collettivo, è vietato monopolizzare la conversazione. Il dialogo deve essere, appunto, un dialogo. Sono quindi da evitare i monologhi; tra l’altro, nell’ambito di una discussione, è sempre preferibile fare parlare per primi coloro che stanno più in alto nella scala gerarchica. Le opinioni vanno espresse in maniera diretta e ficcante, sempre educatamente, cercando il giusto compromesso tra la necessità di spiegare la propria posizione e l’esigenza di non togliere spazio agli altri. Non bisogna mortificare i pareri altrui né rifiutarli con ironia e sarcasmo: occorre sempre argomentare quel che si pensa.
  • Ciò vuol dire, naturalmente, che non sempre è obbligatorio parlare. Uno degli atteggiamenti più diffusi, e che invece dovrebbe essere cancellato, è quello di chi vuole intervenire in una discussione solo per dimostrare di esserci e di non fare la bella statuina. Non c’è niente di giusto in questa scelta: se non si ha niente di significativo da apportare a una riunione, ci si può limitare ad ascoltare gli altri.
  • Il vasto campionario di azioni da evitare in una riunione di lavoro, poi, comprende anche tutto quello che ha a che fare con la cattiva educazione: masticare gomme con la bocca aperta, mangiucchiare penne e matite, controllarsi le unghie, fumare, tamburellare con le dita sul tavolo, controllare il proprio smartphone o la propria mail mentre parlano gli altri, schioccare le dita, produrre rumori irritanti in generale. Si tratta non solo di mancanze di rispetto, ma soprattutto di carenza di professionalità. E ciò vale anche per i telefonini lasciati con la suoneria a tutto volume.

Infine, è bene ricordarsi che tutti questi atteggiamenti, se sono gravi in una riunione con colleghi di pari grado, lo sono ancora di più in una riunione con i superiori, e dieci volte di più in una riunione con i clienti. Questi, infatti, meritano il massimo rispetto e la massima cortesia: ogni minimo sgarbo subìto da loro potrebbe costare caro a tutta l’azienda.

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