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L’archiviazione dei documenti con le cartelle sospese

L'archiviazione dei documenti con le cartelle sospese

La classificazione dei documenti, nonostante si stiano utilizzando sempre meno documenti cartacei e sempre più documenti digitali, è un’operazione che viene svolta in ogni ufficio. Tutte le imprese, dal singolo professionista alla grande multinazionale, affrontano questo problema ogni giorno.

Scegliere gli strumenti giusti per archiviare documenti è di fondamentale importanza per ottimizzare gli spazi e risparmiare tempo nel momento in cui si renderà necessaria una ricerca del materiale classificato.

Per prima cosa, in funzione dello spazio che si ha a disposizione, bisogna scegliere quale tipo di arredamento dedicare ai documenti che dovranno essere classificati. L’utilizzo delle cartelle sospese prevede due possibilità:

  • gli armadi sono più capienti e possono contenere cartelle sospese a lettura verticale;
  • le cassettiere sono generalmente di dimensioni più ridotte e possono contenere cartelle sospese a lettura orizzontale.

Una volta fatta la scelta tra armadi e cassettiere (e conseguentemente scelto il tipo di lettura della cartella sospesa), il passo successivo consiste nello scegliere la dimensione delle cartelle. In questo caso esistono 3 standard relativamente all’interasse (ovvero la misura da metà gancio a metà gancio della cartella):

  • 33 cm (le uniche che possono essere utilizzate negli armadi);
  • 39 cm (lo standard maggiormente utilizzato per le cartelle da cassetto);
  • 39.8 cm (standard Olivetti).

Esistono classificatori a cassetti speciali che consentono, tramite regolazione delle guide di supporto, di utilizzare cartelle sospese sia da 33 cm sia da 39 cm assicurando una grande versatilità nell’uso del classificatore.

Oltre che per le dimensioni, infine, si può scegliere anche la tipologia di fondo delle cartelle:

  • fondo a V: ideale per la classificazione di documenti generici e fascicoli di piccole dimensioni;
  • fondo a U: indispensabile, grazie al rinforzo realizzato con cartoncino sul fondo, per archiviare materiale di spessore come listini, cataloghi ecc.

Grazie a ufficio.eu sarà molto più semplice scegliere i prodotti più adatti al proprio ufficio.

E voi, quale soluzione avete adottato per la classificazione dei documenti?

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