In un post prececdente ci siamo occupati di definire le caratteristiche principali che è necessario valutare quando si sceglie di acquistare un’etichettatrice. Il dispositivo giusto però, per quanto perfetto, non è sufficiente per creare etichette di qualità elevata.
C’è infatti notevole differenza tra etichette realizzate in modo superificiale e quelle create con attenzione ai particolari. Se anche il contenuto risulta essere il medesimo, la forma può essere importante per garantire elevata funzionalità.
In ufficio la maggior parte delle etichette necessarie sono quelle incollate al dorso delle cartellette e dei faldoni da accumulare in archivio. La scrittura delle etichette richiede molta attenzione perché sarà grazie ad esse che si potranno ritrovare in modo rapido i documenti di cui si ha necessità.
Innanzitutto è indispensabile essere sintetici: massimo 4 parole per ogni etichetta. Sono più che sufficienti per indicare la categoria principale dei documenti all’interno del raccoglitore evitando di ripetersi.
L’intestazione poi deve essere scritta in maiuscolo e con una dimensione maggiore rispetto al sottotitolo che segue e che indicherà in modo più dettagliato la tipologia di documenti contenuti.
Una best practice che tveniva insegnata a scuola ma che si sta perdendo è la giustificazione al centro. Bisogna poi evitare di scrivere verticalmente sulle etichette.
Sia che si scrivano le etichette a mano sia che si scelga di stamparle utilizzando un’etichettatrice il carattere utilizzato deve essere chiaro, nitido e facilmente comprensibile.
Tutti questi particolari aiutano a realizzare etichette chiare, facilmente leggibili anche da lontano. Questo rende più rapido l’operazione di ricerca di documenti e il risparmio di tempo equivale ad un risparmio in denaro.
Con le etichettatrici diventa più semplice per tutti creare etichette in modo rapido ma solo seguendo questi consigli si riuscirà a realizzare etichette davvero utili e funzionali!
Tu invece come prepari le etichette per l’archiviazione dei documenti in ufficio?