Da quando esistono i computer la vita in ufficio è cambiata radicalmente. Ovviamente non ci riferiamo ai primi computer (quelli che occupavano intere stanze) ma a quelli definiti come “Personal Computer”. Se prima infatti molto spazio era occupato da armadi e scaffalature in cui venivano conservati i documenti necessari allo svolgimento del proprio lavoro e quelli archiviati, attualmente la stragrande maggioranza della documentazione è conservata in formato digitale.
Questo libera molto spazio in ufficio ed è quindi possibile riorganizzare le stanze. Ma quale tipo di layout di stanze e scrivanie è il migliore? Le soluzioni finali sono sostanzialmente due: uffici aperti oppure uffici individuali.
Uffici individuali
Per quanto riguarda gli uffici individuali il principale svantaggio è di isolare gli impiegati limitando in questo modo la comunicazione e quindi la collaborazione e la condivisione di idee.
Tuttavia è indubbio che in un ufficio individuale (o comunque con un numero limitato di persone) risulta incredibilmente più facile mantenere la concentrazione e la probabilità di essere disturbati da colleghi al telefono è praticamente nullo.
Uffici aperti
Dall’altra parte gli uffici aperti sono sempre più in voga. Non sono esenti da svantaggi ma presentano anche innegabili vantaggi. Innanzitutto non è necessario progettare gli spazi e portare a termine i lavori per garantire l’usabilità dell’ufficio.
Inoltre in un ambiente aperto è semplice trovare in modo rapido un collega o almeno verificare se è seduto alla scrivania (si possono evitare viaggi verso uffici personali che poi risultano essere vuoti).
Il più grande vantaggio degli uffici aperti è certamente la facilità di comunicazione e la rapidità con cui le informazioni vengono trasmesse. Non bisogna dimenticarsi poi che negli uffici aperti la collaborazione tra colleghi è un’attività quotidiana e questo certamente aumenta la produttività.
Di contro negli uffici aperti è difficile trovare un po’ di tranquillità per concentrarsi al meglio o per effettuare una telefonata senza il timore di disturbare qualcuno.
Alla luce di questi elementi non esiste una soluzione migliore. Certo è che nell’ultimo periodo si sta sempre più affermando la soluzione con uffici aperti integrata però con spazi dedicati a chi vuole telefonare e a chi deve effettuare riunioni interne o con clienti.
Nel vostro ufficio come siete organizzati?