Gli accorgimenti da adottare per tenere l’ufficio in ordine sono molteplici, ma non si può non ricordare che un ambiente di lavoro in ordine è indispensabile per migliorare e aumentare la produttività.
Si può cominciare, per esempio, dagli archivi e dalla conservazione dei documenti: fogli e stampe sparsi tra i cassetti e sulle scrivanie non solo comunicano una sensazione di sporco, ma rendono anche complicato trovare eventuali carte di cui si potrebbe aver bisogno. Si può decidere, allora, se catalogare il tutto in ordine cronologico o in ordine alfabetico, ovviamente tenendo conto delle proprie esigenze.
Insomma, un ufficio pulito e ordinato è sì garanzia di efficienza e di efficacia, ma è anche un bel segnale per i colleghi e tutti coloro che frequentano quell’ambiente.
In generale, sarebbe opportuno tenere il piano di lavoro sgombro, in modo da poter contare su uno spazio libero da sfruttare come si vuole, in base ai compiti da svolgere. Anche la cancelleria va raggruppata: invece che avere penne, matite, sbianchetti ed evidenziatori dappertutto, è meglio metterli in un solo contenitore, magari una tazza o una ciotola per dare uno stile più piacevole alla scrivania.
Non è superfluo mettere in evidenza che il modo in cui si lavora è condizionato dal posto in cui si lavora: evitare la confusione e il caos è un imperativo da cui non ci si può sottrarre. Per esempio, potrebbe essere utile considerare la propria attività come una catena di montaggio, che deve rispettare delle fasi ben precise e delle tappe. Alla fine di ogni giorno di lavoro, quel che è stato prodotto, così come quel che si è ricevuto, va archiviato. Faticare un po’ di più consente di lavorare meno in seguito.
La scrivania ha un ruolo decisamente prezioso da questo punto di vista: sia perché agevola il lavoro, sia perché dà l’impressione ai colleghi e soprattutto ai superiori di essere in presenza di una persona su cui si può far affidamento.
Vaschette impilabili, raccoglitori e faldoni sono tutti alleati di cui non si può fare a meno. Le pratiche di cui ci si deve occupare in tempi brevi possono essere posizionate nelle vaschette, insieme con le carte che non contengono dati riservati ed eventuali modelli da compilare, mentre i documenti più preziosi e di valore vanno archiviati nei raccoglitori, su cui devono essere apposte delle etichette che ne specifichino in modo chiaro il contenuto.
Può essere utile tenere a portata di mano un calendario, ma per non occupare spazio sono da preferire quelli che si appendono al muro invece che quelli da tavolo.
Nei cassetti possono trovare posto eventuali snack da sgranocchiare nei momenti di pausa e tutti gli effetti personali, ma non bisogna commettere l’errore di pensare che i cassetti siano dei “porti franchi” in cui la confusione regni sovrana.
Particolare attenzione, infine, deve essere prestata ai cavi e ai fili del telefono, della stampante e del computer: meglio riunirli in un passacavi.