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I vantaggi delle videoconferenze

Vantaggi delle videoconferenze

Sono davvero tanti i motivi per cui, in ufficio, si può rivelare vantaggioso il ricorso alle videoconferenze, che sempre più di frequente vengono scelte dalle aziende con lo scopo di migliorare la produttività.

Alcuni dei pregi delle videoconferenze possono – per così dire – essere misurati in modo oggettivo, anche dal punto di vista quantitativo, mentre altri sono comunque importanti, anche se indiretti.

Tra i vantaggi economici effettivamente misurabili c’è l’incremento della produttività, dal momento che i collaboratori e i dipendenti passano più tempo in ufficio e meno tempo in viaggio.

Un altro aspetto connesso è che si può beneficiare di una riduzione delle spese per i viaggi e per l’alloggio.

Anche sul piano organizzativo e strategico ci sono dei fattori che meritano di essere messi in evidenza: a cominciare dall’ottimizzazione del processo decisionale, in quanto tutte le decisioni possono essere prese in maniera più veloce, con un coinvolgimento complessivo di tutti i soggetti interessati.

Un miglioramento dell’efficienza si può riscontrare anche sul piano della gestione delle situazioni di emergenza: grazie alle videoconferenze, infatti, in circostanze del genere i dirigenti hanno la possibilità di stabilire un appuntamento in modo immediato e dialogare istantaneamente, in qualsiasi parte del mondo si trovino.

Necessario menzionare l’aumento degli standard di qualità del customer service, che si concretizza in un miglior soddisfacimento delle necessità della clientela.

A proposito delle risorse umane, il vantaggio è una comunicazione più efficiente. Non essendoci vincoli o impedimenti causati dalla distanza, la condivisione delle informazioni tra i lavoratori viene agevolata e gli incontri possono essere più frequenti.

Insomma, se fino a qualche tempo fa si cercava di ridurre al minimo i viaggi, proprio per i costi che presupponevano, ora la conference call annulla tutti gli svantaggi economici e facilita lo scambio di dati.

Il ricorso a una soluzione di questo tipo, pertanto, fa sì che gli incontri virtuali prendano il posto dei meeting di gruppo e degli incontri face to face.

Nel momento in cui viene integrata ad hoc nei processi aziendali, una videoconferenza offre l’opportunità di ridurre i costi in misura significativa e fa sì che il lavoro collaborativo con il partner di filiera e all’interno dell’azienda si riveli più efficace.

Il tutto si concretizza in una maggiore velocità dei processi decisionali e in un miglioramento complessivo dell’immagine della società.

Appare chiaro, in conclusione, che i benefici che derivano dalle videoconferenze sono sia tangibili che intangibili, avendo a che fare con caratteristiche quantitative e con caratteristiche qualitative.

Tra cost savings primari e cost savings secondari (o, per dirla in altri termini, risparmi di costo e risparmi di tempo), a trarne vantaggio sono anche le casse societarie, che non vengono più “dissanguate” dalle trasferte. Ciò vuol dire, in più, che le risorse umane possono essere utilizzate meglio, senza dimenticare che tutte le trasferte presuppongono anche una gestione amministrativa che comporta un ulteriore dispendio di tempo che, grazie alle conference call, viene praticamente annullato.

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