Oggi vogliano parlarvi della segreteria virtuale, un servizio che risolverebbe molti problemi di piccole aziende e liberi professionisti ma che è ancora poco conosciuto e, per questo, poco utilizzato.
Molti confondono la segreteria virtuale con una semplice segreteria telefonica ma in realtà la il servizio offerto da una segreteria virtuale è molto di più di un semplice registratore di messaggi vocali.
La segreteria virtuale è infatti un operatore in carne e ossa che risponde alle telefonate da remoto (rispetto alla reale sede dell’azienda) in base alle indicazioni del datore di lavoro, proprio come una vera segretaria!
Questa tipologia di servizio è molto utilizzata dai giovani imprenditori che, in questo modo, possono migliorare la propria efficienza lavorativa e allo stesso tempo contenere i costi fissi.
Ci sono alcune situazioni in cui una segreteria virtuale risulta essere una scelta decisamente vantaggiosa.
- Durante gli appuntamenti: grazie alla segreteria virtuale non si viene interrotti durante riunioni e/o colloqui importanti ma allo stesso tempo non si rischia di perdere il contatto di un potenziale cliente.
- Durante le festività e la malattia: anche durante le feste comandate, i periodi di vacanza e i giorni di malattia la segreteria virtuale può rispondere ai clienti comunicando la data di rientro e registrando eventuali messaggi.
- In caso di traffico elevato: le piccole aziende ed i professionisti difficilmente hanno contratti con le compagnie telefoniche che prevedano più linee. In questo la segreteria virtuale aiuta a non perdere telefonate a causa della linea occupata.
- Per motivi importanti: spesso si viene interrotti da telefonate poco importanti o anche inopportune. La segreteria virtuale può fungere da “filtro” trasferendo al telefono del datore di lavoro o del personale solamente le telefonate significative.
- Supporto: la segreteria virtuale può anche servire per integrare il lavoro svolto dal reparto che potrebbe essere occupato in altre mansioni.
Visti gli indubbi vantaggi che il servizio di segreteria virtuale può portare ad un’azienda, con tutta probabilità nei prossimi anni ci saranno sempre più company che sceglieranno questa opzione.