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Organizzazione dei documenti in ufficio

Organizzazione dei documenti in ufficio

Nonostante ci stiamo avviando alla digitalizzazione dei documenti (senza troppa fretta, ndr), l’archiviazione è un’attività ancora fondamentale in ogni ufficio. Organizzare nel modo migliore i documenti risulta imprescindibile per riuscire a gestire il proprio business al meglio.

L’organizzazione dei documenti si basa su strumenti di cui non si può fare a meno.

Mobili per l’organizzazione dei documenti

Innanzitutto è necessario scegliere con attenzione “le strutture”: esistono le cassettiere a 3/4 cassetti, le librerie, i classificatori, scaffali/ripiani e altri. A seconda poi del peso che questi dovranno sopportare si deve scegliere tra legno e metallo.

Indipendentemente dalla scelta effettuata, bisogna prestare molta attenzione allo spazio su ogni ripiano: dovrà essere sufficiente per allocare ogni faldone, cartelletta o registratore che vorrete posizionarvi sopra.

Per quanto riguarda le cassettiere ne esistono di particolarmente economiche e possono prevedere ruote che le rendono molto semplici da spostare ma che possono rompersi sotto un eccessivo peso!

I classificatori invece possono essere “europei” oppure “americani”. Gli europei non hanno il meccanismo anti-ribaltamento (che rende impossibile l’apertura di 2 o più cassettoni contemporaneamente) e presentano “cassetti senza fondo”. I classificatori americani invece hanno cassetti con fondo e meccanismo anti-ribaltamento.

Relativamente alle librerie potrebbe essere davvero utile scegliere delle ante scorrevoli invece di quelle a battente. Grazie a questa tipologie è possibile aprire comodamente la libreria senza necessità di particolare spazio.

Metodi per l’organizzazione dei documenti

Una volta scelta la mobilia però il lavoro non è finito. Bisogna scegliere il metodo con cui organizzare i documenti ed il più indicato è certamente la “logica a matrioska”. Iniziando da una classificazione abbastanza generica, si scende sempre più nel dettaglio.

Si potrebbe partire ad esempio classificando i documenti in base all’ambito a cui si riferiscono (fatturazione, dichiarazioni, gestione magazzino, ecc.). Il secondo livello potrebbe poi essere rappresentato dall’anno di riferimento. Si potrebbe poi proseguire classificando i documenti in base al mese e così via.

Indipendentemente dalla modalità scelta, può rivelarsi molto utile etichettare i faldoni, le cartellette e tutto ciò che viene utilizzato per raccogliere documenti, con dei colori che permettano di identificare a colpo d’occhio le diverse categorie.

Per quanto riguarda l’etichettatura, il consiglio è infine quello di non improvvisare utilizzando post-it e pennarelli oppure fogli semplici stampati. Per evitare di ritrovarsi con etichette incomprensibili e/o sbiadite è importante utilizzare etichettatrici professionali che garantiscono risultati eccellenti.

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