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Come organizzare e gestire le riunioni di lavoro

Riunioni di lavoro

Uno degli strumenti maggiormente utilizzati per gestire ed organizzare le attività all’interno dell’ufficio sono le riunioni di lavoro. Spesso però si trasformano in noiose ed inutili momenti che invece di migliorare la produttività dell’azienda, la peggiorano.

Questo accade principalmente perché la riunione viene organizzata in modo superficiale oppure perché non viene gestita in modo efficace in corso di svolgimento. Ecco quindi 10 consigli per far fruttare il più possibile il tempo in riunione:

  • Verificare l’effettiva necessità della riunione. Non bisogna ritrovarsi intorno ad un tavolo semplicemente perché “si è sempre fatto così” ma perché ci sono più o meno importanti argomenti di discussione.
  • Creare e condividere un’agenda con i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza degli argomenti all’ordine del giorno.
  • Limitare il numero di partecipanti al minimo necessario. Una riunione con più di 10 persone con tutta probabilità si rivelerà una perdita di tempo per tutti.
  • Scegliere un elemento della riunione che prenda appunti e che riassuma in un verbale o MOM (Minute Of Meeting) da inviare poi a tutti i partecipanti.
  • Evitare l’ordine degli interventi in stile “tavola rotonda” ma cercare di creare una discussione costruttiva che coinvolga tutti i partecipanti che altrimenti potrebbero facilmente distrarsi.
  • Rispettare gli orari fissati per l’inizio e soprattutto per il termine della riunione
  • Evitare di prolungare la riunione per più di un’ora a meno di importanti argomenti di discussione
  • In caso di riunioni ricorrenti cambiare la posizione dei partecipanti intorno al tavolo, rispetto all’incontro precedente, può aiutare a mantenere alto il livello di attenzione.
  • Evitare le possibili distrazioni come smartphone, tablet e PC.
  • Concentrarsi su ciò che viene detto. Sembra banale ma questo può davvero aiutare a migliorare la resa della riunione.

Ovviamente le modalità di svolgimento delle riunioni di lavoro possono variare in funzione della tipologia di riunione scelta:

  • meeting decisionale: riunione in cui devono essere prese delle decisioni relativamente alla programmazione interna aziendale
  • meeting analitico: meeting in cui si analizzano i fenomeni e si trovano cause e soluzioni ai maggiori problemi all’interno dell’azienda
  • meeting di coordinamento: riunione necessaria per scopi organizzativi
  • meeting formativo: incontro organizzato per la formazione del personale

Quando si organizza una riunione con i colleghi d’ufficio bisogna sfruttare al meglio il tempo speso dai partecipanti e per questo è necessaria un’importante preparazione. Attenzione però alle riunioni fuori orario d’ufficio, perché devono essere retribuite e i lavoratori possono rifiutare di fermarsi oltre al normale orario di lavoro.

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