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Cosa NON scrivere in una email di lavoro

Email di lavoro

Scrivere email è oramai un’attività quotidiana, così come lo è mandarsi messaggi privati o chattare tramite i social network. Quando si tratta di scrivere email di lavoro, però, ci sono alcuni fattori da tenere in considerazione per evitare di fare brutte figure e soprattutto di sembrare poco professionali.

Adam Grant, professore alla Wharton School dell’Università della Pennsylvania, ha creato un piccolo vademecum secondo il quale le seguenti 9 frasi non devono essere mai scritte in una mail di lavoro:

  1. “Fammi sapere se ti è arrivata questa mail”: chi si trova davanti a una richiesta di conferma di lettura o a una frase come quella indicata, può pensare di aver a che fare con una persona paranoica, che si sente superiore agli altri o “arretrata”. Adam consiglia di telefonare al destinatario della mail o di re-inoltrargli la stessa qualche giorno dopo, in caso di mancato riscontro.
  2. “Condividilo sui tuoi profili social!”: una richiesta del genere può mettere in imbarazzo il destinatario, obbligandolo a condividere una notizia che potrebbe non interessargli. Adam consiglia piuttosto di inviare il materiale condiviso, lasciando libera scelta all’utente finale se dargli visibilità oppure no.
  3. “Per favore, dammi un feedback”: anziché cercare di avere un’opinione su un nostro lavoro, cosa che richiede tempo e voglia da parte del destinatario, Adam suggerisce di chiedere un consiglio su una specifica questione che ci crea problemi e ci mette in difficoltà.
  4. “Ti chiamo più tardi, ok?”: al destinatario va data flessibilità, rispettando i suoi orari. Secondo Adam la frase indicata è altrettanto da evitare in una email di lavoro.
  5. “Vediamoci per discuterne”: chiedere una conversazione faccia a faccia a una persona sconosciuta risulta scortese e maleducato. È molto meglio domandare al destinatario se offre la sua disponibilità per un incontro.
  6. “Puoi farmi avere un appuntamento con il Direttore Generale?“: frase maleducata detta di persona (figuriamoci via mail), a maggior ragione se indirizzata a una persona sconosciuta. È preferibile chiedere il riferimento di una persona in grado di fornirci aiuti o a cui presentare il nostro prodotto.
  7. “Ciao, ti ho scritto ieri e mi chiedevo…”: non bisogna assillare le persone e nemmeno convertirsi in “stalker”. Se si ha bisogno di contatti regolari, Adam suggerisce piuttosto di mandare mail sintetiche, mantenendo una certa regolarità nella cadenza delle email.
  8. “Ti presento il mio collega, che ci legge in copia”: è preferibile chiedere al destinatario di metterlo in contatto con una terza persona, prima di inserire altri individui in copia conoscenza.
  9. “Mi chiedevo se volessi fare questa cosa con me”: anche questa frase non è da utilizzare soprattutto nella prima email di contatto. Si consiglia di approfondire prima il dialogo con il destinatario in modo da mettere in chiaro quali benefici si potrebbero trarre da una eventuale collaborazione.

La comunicazione tra l’utente e il destinatario deve essere efficace. È importante revisionare quanto scritto in modo da correggere eventuali errori grammaticali.

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Commenti

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