Lavorare in un ufficio stampa vuol dire essere il tramite tra l’azienda o l’ente che si rappresenta e il mondo esterno. Per farlo non c’è bisogno di uno specifico titolo di studio, ma se si lavora per gli enti pubblici è necessario essere giornalisti.
I compiti di un ufficio stampa sono molteplici e variegati: il dialogo con il mondo dell’informazione è solo una delle tante attività che si svolgono, insieme con la diffusione di notizie e novità sotto forma di comunicati che in molti casi permettono di risparmiare sulle spese per la pubblicità. Si pensi, per esempio, alla differenza che c’è tra una conferenza stampa convocata per il lancio sul mercato di un nuovo prodotto e l’acquisto di un’inserzione pubblicitaria su una pagina di giornale per comunicare quello stesso lancio ai propri clienti: la seconda opzione è molto più dispendiosa rispetto alla prima.
Un bravo addetto stampa, in ogni caso, non si limita unicamente alla redazione di comunicati stampa, ma si occupa anche – per esempio – della creazione e dell’organizzazione di eventi che abbiano lo scopo di valorizzare e di mettere in risalto l’attività dell’azienda.
Sono due le modalità principali di cooperazione in questo senso: la prima è quella che prevede che un’azienda o un ente assumano direttamente un addetto stampa (che, comunque, può svolgere questo lavoro anche per altre realtà, purché non in concorrenza o rivali); la seconda è quella che prevede che un’azienda o un ente si rivolgano a una società di public relation o a un vero e proprio ufficio stampa che già annoverano un gran numero di clienti.
Entrambe le possibilità presentano dei vantaggi e degli svantaggi: nel primo caso l’addetto stampa ha la possibilità di conoscere più da vicino la realtà con cui collabora, non essendo un “esterno”, ma ha una “potenza di fuoco” limitata dal punto di vista della diffusione di notizie e comunicati; nel secondo caso la società di public relation esercita un’influenza molto superiore a livello nazionale, essendo in contatto con le testate più importanti e i diversi media, ma probabilmente ha un rapporto meno diretto con chi lavora in azienda.
Uno degli strumenti più importanti e più preziosi a disposizione di un ufficio stampa è la mailing list, che corrisponde all’elenco dei giornalisti e dei professionisti a cui il materiale promozionale e informativo deve essere inviato. Si tratta di una lista che, con il passare del tempo, si perfeziona, si aggiorna e si amplia: non bisogna commettere, però, l’errore di pensare che la mailing list migliore è quella con il maggior numero di contatti. Inviare un messaggio o un comunicato stampa a chi non è minimamente interessato a riceverlo, infatti, è semplicemente spam.
Viceversa, chi vuole lavorare come ufficio stampa deve essere in grado di diventare un punto di riferimento e una fonte autorevole per i giornalisti, la cui collaborazione rappresenta un servizio da cui non si può prescindere. Insomma, è un lavoro che si impara sul campo, fermo restando che – come già accennato – solo se si lavora per una pubblica amministrazione bisogna essere iscritti all’albo dei giornalisti.