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Come scegliere i registratori per archivio più adatti?

Registratori per archiviazione

Uno strumento che non può mancare in nessun ufficio (di avvocati, ingegneri, notai, commercialisti ecc.) è certamente il registratore. Grazie ai registratori per archivio è possibile catalogare in modo semplice, rapido e chiaro qualunque tipo di documento.

I rilegatori si distinguono dai comuni raccoglitori perché sono composti da due parti: la cartella (la sezione con gli anelli dove vengono effettivamente inseriti i documenti) e la custodia (che protegge la cartella ed assicura una maggiore stabilità).

Per poter acquistare il registratore più adatto ad un ambiente lavorativo è però importante conoscere le caratteristiche distintive di questo oggetto. Esistono infatti formati differenti, con dimensioni diverse.

Registratore commerciale o protocollo?

Per quanto riguarda il formato ne esistono due principali: protocollo e commerciale.

Il formato prodtocollo è quello maggiormente utilizzato in ufficio perché permette di archiviare comodamente documenti in formato A4. Ha un’altezza utile che varia da 32 a 34 cm ed una profondità utile di 22 cm.

Il formato commerciale (utilizzato perché in questo caso i rilegatori sono inseribili in scaffalature con spazi ridotti), ha un’altezza utile tra i 29 e i 30 cm con la stessa profondità del formato protocollo.

Come si può notare, il formato commerciale può contenere in modo quasi esatto i fogli in formato A4 (29,7 x 21,0 cm) e per questo non è possibile utilizzare buste a foratura universale ma è necessario forare i fogli stessi.

Altre caratteristiche dei registratori

Altre caratteristiche da tenere in considerazione quando si acquista un rilegatore sono:

  • Dorso: in base alla larghezza del rilegatore è possibile archiviare un numero maggiore o inferiore di documenti. La maggior parte dei registratori è disponibile con dorso di larghezza 5cm e 8cm.
  • Spessore: se il cartone utilizzato per la realizzazione della cartella e della custodia è particolarmente spesso, l’intero rilegatore sarà più stabile e più robusto.
  • Rivestimento: per garantire maggiore durabilità ai rilegatori, spesso viene applicato un rivestimento in carta, PPL o PVC.
  • Etichettatura: se si ha la certezza che un rilegatore non debba mai essere riassegnato dopo che è già stato utilizzato (ovvero se non cambia il contenuto documentale al suo interno) è possibile scrivere sul dorso quale sia il contenuto. Se invece si prevede di riutilizzare più volte un rilegatore allora è consigliabile optare per quei modelli che prevedono una piccola tasca sul dorso in cui andare ad inserire le etichette.

Per organizzare meglio il contenuto di un rilegatore è possibile, infine, inserire gli intercalari che rendono più rapido e più semplice lo scorrimento dei documenti e la consultazione degli stessi.

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